Guide d'utilisation de GES
Qu'est-ce que GES ?
GES (Gestion d'Établissements Scolaires) est une plateforme 100% en ligne conçue pour dématérialiser la gestion scolaire des établissements d'enseignement secondaire. De la pré-inscription des élèves à l'impression des bulletins officiels et des reçus de scolarité, tout est centralisé sur un environnement hautement sécurisé.
À qui s'adresse la plateforme ?
La plateforme offre des espaces sécurisés et dédiés à l'équipe de direction des lycées, aux enseignants, aux élèves et à leurs parents. Chaque utilisateur accède uniquement aux données qui le concernent.
Activation de compte & Premiers pas
Comment activer son profil Élève ou Enseignant ?
Si vous êtes élève ou enseignant dans un établissement partenaire d'GES, votre profil est pré-enregistré par la direction de votre lycée avec un matricule scolaire unique.
- Rendez-vous sur la page publique d'activation du compte.
- Sélectionnez votre rôle (Élève ou Enseignant) et choisissez votre lycée.
- Renseignez votre Matricule, votre Date de naissance, votre Nom et votre Prénom exacts.
- Fournissez une Photo d'identité (nécessaire pour l'édition de votre Carte Scolaire ou Badge Enseignant).
- Définissez votre mot de passe personnel et validez. Votre compte est instantanément activé et vous accédez à votre espace !
Demande de rattachement Parent
Les parents d'élèves se rendent également sur la page d'activation du compte en choisissant le rôle Parent. Ils indiquent le matricule et la date de naissance de leur enfant. La demande est transmise à l'administration du lycée pour validation sécurisée.
Note sur la photo : Le champ photo n'apparaît que pour les Élèves et Enseignants afin d'alimenter les cartes scolaires et badges. Il n'est pas demandé pour les comptes Parents.
Intégration d'un nouvel Établissement
Vous êtes proviseur ou propriétaire d'un lycée et souhaitez rejoindre GES ?
- Accédez au formulaire de demande d'intégration d'établissement.
- Indiquez les coordonnées de votre établissement (Nom du lycée / établissement, Numéro d'autorisation officielle, Région, Ville, Adresse).
- Renseignez les coordonnées du responsable désigné (Nom, Prénom, Email, Téléphone).
- Après vérification et validation par l'équipe GES, votre espace lycée est activé et l'équipe de direction reçoit ses accès sécurisés.
Sécurité du compte & Authentification
GES protège rigoureusement l'accès aux données scolaires, notes et documents officiels grâce à des protocoles de sécurité avancés.
- Confidentialité des accès : Chaque utilisateur dispose d'un identifiant et d'un mot de passe personnels strictes.
- Double Authentification (2FA) : Un système de sécurité renforcé avec Code PIN sécurise l'accès des comptes d'administration et du personnel éducatif.
- Réinitialisation sécurisée : En cas d'oubli de vos identifiants ou de votre code de sécurité, des procédures automatiques par e-mail vous permettent d'en solliciter le renouvellement.
Direction de l'établissement
L'équipe de direction de l'établissement supervise l'ensemble du fonctionnement pédagogique, administratif et financier de l'école.
- Assistant Emploi du Temps Automatisé (Classe par classe) : Génération intelligente des créneaux de cours sans chevauchement de professeurs ni de salles, avec préférence pour les paires de 2h consécutives et attribution automatique des salles principales.
- Évaluations & Validation des Notes : Suivi des notes saisies, déverrouillage tardif sur demande et validation administrative des interrogations/TP avant fusion dans la colonne
MOY. INTERROS/TP. - Bulletins Trimestriels & Conseil de Classe : Génération en 1-clic des bulletins trimestriels PDF officiels avec appréciations des professeurs principaux et signatures numériques avec cachet officiel.
- Gestion Financière & Recouvrement : Tarification des frais de scolarité par niveau, paiement par tranches, relances d'impayés et édition de reçus sécurisés avec QR Code.
- Campagnes d'Indisponibilités : Recueil des contraintes horaires des enseignants avec arbitrage motivé.
Enseignant
Le compte Enseignant offre des outils complets pour la gestion de la classe et le suivi individuel des élèves.
- Évaluations Granulaires (Interrogations, TP, Projets) : Saisie rapide des notes de contrôle continu et transmission à l'administration pour agrégation automatique.
- Saisie des Devoirs Trimestriels & Demande Tardive : Saisie des devoirs officiels (D1, D2, Compo) et demande d'autorisation de saisie tardive en cas de trimestre clôturé.
- Appel Numérique & Absences : Registre d'assiduité numérique à chaque séance avec notification instantanée aux parents.
- Espace Professeur Principal : Saisie des appréciations globales du conseil de classe et attribution des mentions d'honneur.
- Cahier de Textes & Indisponibilités : Renseignement du contenu de cours, devoirs à la maison et déclaration des créneaux d'indisponibilité.
Élève
Le compte Élève permet un suivi autonome et transparent de sa scolarité.
- Profil & Carte Scolaire : Édition de la carte d'identité scolaire sécurisée avec photo et QR Code.
- Notes & Moyennes en Direct : Consultation des interrogations, TP et devoirs au fil de l'année.
- Emploi du Temps & Cahier de Textes : Consultation de la grille hebdomadaire et des travaux à rendre.
- Téléchargement des Bulletins : Accès direct aux bulletins trimestriels officiels en PDF.
Parent
Le compte Parent offre un accompagnement bienveillant et un suivi en temps réel de la scolarité de tous ses enfants.
- Portail Multi-Enfants : Basculement rapide entre tous les enfants scolarisés dans l'établissement.
- Alertes Absences & Retards : Notification immédiate lors de l'appel numérique en classe.
- Situation Financière & Reçus : Consultation des tranches de scolarité et téléchargement des reçus de versement.
- Messagerie Directe : Échanges sécurisés avec les enseignants et la direction.
Questions fréquentes (FAQ)
Les interrogations et TP créés par l'enseignant sont validés par l'administration, puis automatiquement agrégés sous forme d'une moyenne unique dans la colonne MOY. INTERROS/TP du bulletin trimestriel.
L'administrateur choisit la classe cible (ex: 6ème B), définit le volume horaire souhaité par matière et peut attribuer une salle habituelle. L'assistant calcule l'emploi du temps en privilégiant des paires de 2h consécutives et en évitant les conflits d'enseignants et de salles.
Rendez-vous sur la page d'activation de compte, choisissez votre rôle et votre lycée, puis indiquez votre matricule et votre date de naissance. Définissez votre mot de passe et fournissez votre photo pour valider l'activation.
Depuis l'espace Parent ou Admin, accédez à la rubrique Finances > Paiements pour visualiser l'historique des versements par tranche et télécharger le reçu officiel PDF muni du tampon infalsifiable.
Documentation Officielle GES